Well, tulisan ini seharusnya gw tulis beberapa tahun yang lalu, tahun 2011 tepatnya. Harusnya jadi kelanjutan dari tulisan gw tentang Pengalaman Pertama Ikut Business Case Competition. Waktu itu lagi semangat-semangatnya sih mau mulai nge-blog, tapi terus segala alasan datang untuk ga nulis dan akhirnya ngga lagi ng-update blog ini. Duh tipikal mahasiswa banget lah ya. Anget-anget taik ayam kalau kata orang haha!

Terus kenapa sekarang mau ngelanjutin ceritanya bang? Jadi gini, belakangan gw perhatikan lah statistik blog gw ini yang udah lumutan ga keurus, kaya bangunan mangkrak. Ternyata oh ternyata, dari September 2016 – Maret 2017 ada lho yang baca tulisan gw itu. Seneng sih. Jadi, gw putuskan untuk menulis pengalaman lanjutannya. Kita mulai.

Setelah cuma mentok jadi finalis di pengalaman sebelumnya, ga lama ada seorang teman namanya Denvil Prasetya datang buat sekedar ngobrol-ngobrol. Ngobrol ngalur ngidul ala mahasiswa di kantin kampus, ngobrolin macem-macem, sampai akhirnya tercetus Denvil ini teringat ada temannya bilang anak FE UI ada kompetisi IT Business Case di Binus. Titik. Gw ga ingat lagi abis itu. Lalu, akhirnya di kesempatan selanjutnya Denvil membawa temannya anak FE UI itu, namanya Diky Adisaputra. Kami berdiskusi. Ngobrol-ngobrol, saling mendalami pribadi masing-masing: apa yang kita lakukan, kemampuan apa yang kita punya, rencana dan keinginan masing-masing, dan lain-lain. Diskusi siang sampai sore itu berakhir bahwa kita akan jadi satu tim dan ikut dalam kompetisi IT Business Case yang diselenggarakan oleh Binus saat itu.

Oke. Gw ga mau bertele-tele, langsung lompat ke akhir dulu. Pada akhirnya, kami diumumkan menjadi Juara Kedua dalam kompetisi itu. Wow! Gw pribadi sangat senang dan bangga saat itu, karena ga menyangka Juri melihat solusi kami merupakan solusi terbaik kedua dari masalah yang ada. Prestasi ini juga tidak lepas dari mentor dan rekan yang luar biasa supportif dan all-out. Jadi sekarang di kesempatan ini gw mau sharing apa aja sih yang perlu disiapin kalau teman-teman mau ikut kompetisi-kompetisi Business Case dari pengalaman gw.

#1 Carilah Mentor yang tepat

Pertama kali yang harus teman-teman cari adalah mentor yang tepat. Gw membagi “tepat” dalam dua kriteria yaitu Background dan Passion. Kenapa? karena gw pribadi merasakan bahwa di bawah mentor yang punya dua hal ini, gw bisa berkembang pemahamannya dan terus termotivasi.

Punya background yang pas

Setelah membentuk tim, kami mulai mencari-cari dosen untuk menjadi mentor tim kami. Karena kompetisi yang diadakan temanya adalah Business-IT, maka kami memfokuskan pencarian kami ke dosen-dosen yang punya latar belakang Sistem Informasi. Kenapa Sistem Informasi? Sederhananya, karena ilmu Sistem Informasi itu gabungan antara manajemen bisnis dan IT. Penjelasan lebih mendalamnya teman-teman bisa googling. Singkat cerita, setelah tanya sana sini dan “belanja” ke beberapa dosen dengan background Sistem Informasi, akhirnya kami dapat mentor, yaitu Pak Jonathan Sofian.

Pak Sofian sendiri background-nya adalah Ilmu Komputer beliau saat itu telah mendapatkan gelar Magister Ilmu Komputer dan sedang melanjutkan studi Doktoralnya di kampus kami. Dari sisi pengalaman, beliau merupakan seorang konsultan di perusahaan konsultansi manajemen miliknya. Kami sangat beruntung karena mendapatkan mentor yang sesuai dengan kebutuhan kami yaitu memiliki latar belakang IT dan juga memiliki pengalaman manajemen secara praktek, jadi ngga hanya teori aja.

Punya passion untuk membimbing

Selama perjalanan persiapan kompetisi, Pak Sofian sangat komit dan membimbing tim kami dengan serius.

Saya ingat betul hal pertama yang beliau lakukan saat kumpul pertama kami. Beliau meng-assess kepribadian kami dengan menggunakan metode DISC (Dominance, Influence, Steady, dan Compliance). Tujuannya adalah dalam membentuk tim yang baik maka tim itu harus seimbang. Tim ga akan jalan kalau ternyata isinya orang dominan semua karena semua mau mimpin, ga akan jalan kalau semuanya orang compliance yang relatif kaku, ga akan jalan juga kalau semuanya orang steady ataupun orang influence. Intinya, beliau menyampaikan harus seimbang agar timnya efektif dan mencapai tujuan.

Hal lain yang Pak Sofian lakukan di hari pertama adalah mengajarkan konsep Manajemen Stratejik. Konsep ini sih jelas sudah bukan barang baru buat Diky yang anak FE, tapi buat gw dan Denvil yang anak Ilkom ini, kami sama sekali belom pernah belajar yang namanya Manajemen Stratejik ini. Pak Sofian menjelaskan inti dari manajemen stratejik ini dengan metode yang sederhana sekali agar mudah dimengerti dalam waktu cepat. Beliau menggunakan analogi toko Bakso dalam menerangkan kerangka berpikir manajemen stratejik dan alat analisis yang ada. Alat analisis yang gw maksud antara lain: analisis eksternal & internal, analisis PESTEL, SWOT/TOWS, Porter’s 5 Forces Analysis. Bahkan, lebih jauh lagi, beliau memberikan kami bahan-bahan bacan dan juga soal-soal latihan untuk kami gunakan dalam berlatih alat analisis tersebut.

Pada pertemuan-pertemuan setelahnya, Pak Sofian sangat komit dengan kami. Kecuali ada hal yang sangat penting dan mendesak, beliau selalu hadir dan meluangkan waktu di sela-sela kesibukan riset S3-nya, aktivitas mengajarnya dan pekerjaannya. Luar biasa kan? Jadi malu sendiri kami kalau misalnya ga dateng atau ga komit.

Penting menurut gw mendapatkan mentor yang tepat, yang punya passion membimbing. Cerita gw di atas sebenernya mau menggambarkan betapa passionate-nya Pak Sofian dalam membimbing kami. Saya berterima kasih banyak Pak untuk dedikasi Bapak dalam menyiapkan kami dulu.

Jadi.. setelah membentuk tim, mulailah cari mentor yang tepat.

#2 Buat jadwal dan bangun komitmen Tim

Kedua, hal yang harus teman-teman lakukan adalah membuat rencana berisi action plan yang harus dilakukan sampai dengan hari-H lomba dan membuat komintmen bersama. Sederhana sih, gw dulu cuman bermodalkan sebuah google sheet yang diupload di berisi tanggal dan hal-hal yang akan dilakukan. Isinya kira-kira kaya di bawah ini.

Nah, hal lain terkait komitmen. Gw yakin deh pasti susah komitmen kalau kita ga tau jadwal masing-masing. Kami membuat matriks yang menggambarkan kapan waktu yang pas buat ketemu. Kira-kira bentuknya kaya di bawah ini.

Kalau misalnya ada hal-hal yang membuat kita jadi ga bisa ngumpul, maka kami akan menjadwalkan ulang dan memilih jadwal yang pas dimana semua bisa. Semua harus dikomunikasikan. Komunikasi itu penting dalam tim, supaya tidak ada yang dirugikan atau merasa ditinggal. Nah, buat temen-temen yang butuh contoh, klik aja file action plan kami dulu.

#3 Latihan. Latihan. Latihan!

Ada beberapa skill yang menurut gw penting buat dipelajari supaya siap ikut kompetisi Business Case:

1. Membaca soal. Percayalah kasus-kasus di lomba-lomba itu biasanya pakai bahasa inggris yang ga biasa, bahasanya pakai bahasa bisnis yang mungkin kita jarang pakai waktu baca text book kuliah. Baca soal supaya paham itu jadi challenge tersendiri.
2. Menentukan fakta-fakta yang relevan. Setelah baca soal, kita perlu menyisir fakta-fakta dari bacaan kasus atau dari sumber di luar bacaan, supaya ga salah nentukan inti permasalahan dan alat analisisnya.
3. Menentukan masalah. Saat presentasi nanti slide yang akan kita paparkan adalah pertama kali adalah latar belakang masalah. Jadi kalau sampai salah atau tidak jelas nentukan masalah, ya percuma aja walaupun slidenya punya desain bagus sampai “Terima kasih”.
4. Menentukan alat analisis yang relevan. Ibarat mau bunuh nyamuk, kita harus nentuin kan mau bunuh nyamuk pake apa. Pakai tangan kah, pakai obat nyamuk bakar, pakai obat nyamuk cair, pakai pistol atau pakai meriam. Terserah kita. Tapi salah juga kan bunuh nyamuk pakai pistol atau meriam, ga mati lah nyamuknya. Sama juga waktu nentuin alat analisis, kita harus menentukan alat yang pas untuk menganalisis masalah yang ada.
5. Merekomendasikan solusi. This is the best part. Gw suka banget adalah bagian merekomendasikan solusi. Seru banget! Kita bisa berkreasi sesuka kita dengan catatan hal tersebut menyelesaikan masalah yang ada dan feasible secara bisnis.
6. Membuat slide dan cerita. Nah, ini menurut gw hal yang cukup menantang lainnya. Bikin slide! Slide itu sekarang jadi salah satu media untuk kita mengkomunikasikan ide kita. Slide itu bukan hanya soal gambar, tulisan atau animasi yang kita pakai, tapi juga alurnya dan prioritas informasinya. Kalau untuk Business Case biasanya outlinenya gini: (1) Latar Belakang, (2) Analisis, (3) Solusi, (4) Analisis Pendanaan Solusinya atau cost benefit analysis, dan (5) Timeline implementasi solusinya. Kita ga bisa memasukkan semua informasi kalau waktunya terbatas, harus bisa memilih mana yang slide yang perlu mana yang ga perlu.

Enam poin yang gw sebutin di atas ini adalah skill yang penting dan perlu dilatih terus menerus. Ada peribahasa bahasa inggris bunyinya “Practice makes perfect”.  Usain Bolt ga akan bisa jadi pelari sprint tercepat di dunia di jamannya kalau ngga latihan. Christiano Ronaldo berlatih keras supaya bisa sangat lincah di lapangan. Thomas Alfa Edison belum tentu bisa menciptakan bola lampu menyala kalau ga eksperimen ribuan kali.

Lalu gimana latihannya? di internet banyak banget kasus-kasus bisnis yang bisa kita cari, carilah arsip dari kompetisi-kompetisi yang ada di internet. Selain cari kasus bisnis, carilah juga slide-slide solusi hasil dari kompetisi. Semakin banyak soal yang kita latih semakin mudah kita menganalisis, memberikan solusi dan mengkomunikasikannya.

Mulailah dengan latihan pertama dan disiplinin deh buat latihan kedua dan seterusnya.

Refleksi Pribadi

Selain 3 pelajaran di atas, buat gw pribadi ada hal yang lebih besar yang gw dapatkan dari ngikutin Business Case Competition, mulai dari persiapannya sampai hari-H lomba. It developed my mindset! Sebagai seorang mahasiswa Ilmu Komputer yang lebih banyak belajar algoritma, yang lebih ngedepanin cara berpikir sains (membuktikan segala sesuatu), jadi harus bisa juga untuk berpikir kreatif, yang bebas karena solusi bisa muncul dalam bentuk apa saja. Gw sering dengar orang-orang yang background-nya manajemen bilang bahwa “Management is art and science”. By the end of the competition back there, I finally understood the “Art” part of Management.